Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zdecydował się na formę leasingu operacyjnego, czy finansowego, aby objąć w użytkowanie określony przedmiot leasingu, musi najpierw podpisać umowę leasingu.
Jest to umowa określająca zadania, powinności, prawa i obowiązki każdej ze stron (leasingodawcy, leasingobiorcy i ewentualnie pośredniczącej firmy leasingowej), nazywająca przedmiot leasingu oraz jego wartość oraz precyzująca termin obowiązywania zależności leasingowej.
Umowa leasingu jest tak zwaną umową nazwaną. Jej regulacja prawna pojawiła się w Kodeksie Cywilnym 9 grudnia 2000 r. Najbardziej ogólny zapis umowy brzmi tak: podmiot finansujący zobowiązuje się nabyć przedmiot od określonego zbywcy w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa i na warunkach określonych w umowie. Przedmiot jest udostępniany korzystającemu, który może używać przedmiotu i pobierać z niego zyski przez określony czas.
Strony leasingu:
leasingodawca – finansujący
leasingobiorca – korzystający
Finansujący musi wydać korzystającemu przedmiot w takim stanie, w jakim otrzymał go od zbywcy oraz wydać korzystającemu odpis umowy, jaką zawarł ze zbywcą i wszystkich otrzymanych od niego dokumentów, w tym np. umowę gwarancyjną. Finansujący nie ponosi odpowiedzialności za przydatność wydawanej rzeczy do użycia. Jeśli z winy finansującego przedmiot umowy nie zostanie wydany korzystającemu w ustalonym terminie, ustalone terminy płatności rat nie zmieniają się.
Korzystający jest zobowiązany do użytkowania przedmiotu i czerpania z niego pożytku zgodnie z jego przeznaczeniem lub w sposób określony w umowie. Za naruszenie powyższych warunków może od finansującego otrzymać upomnienie na piśmie. Jeśli nie przyniesie to spodziewanego efektu, finansujący może wypowiedzieć korzystającemu umowę ze skutkiem natychmiastowym. Korzystający musi ponadto utrzymywać przedmiot w należytym stanie, dokonywać jego konserwacji oraz okresowych przeglądów. Bez zgody finansującego nie może oddać przedmiotu w użytkowanie osobie trzeciej.
Do elementów umowy leasingu należą:
opłata wstępna: stanowi część wartości przedmiotu leasingu, uiszczana jest przy zawieraniu umowy;
prowizja: jest to jedna z opłat początkowych, umożliwiające odbiór przedmiotu leasingu;
rata leasingowa (czynsz leasingowy): wysokość systematycznych wpłat za użytkowanie przedmiotu leasingu;
opłata końcowa: cena, za jaką może być wykupiony przedmiot leasingu po wygaśnięciu umowy.
W przypadku zawierania umów leasingowych należy pamiętać, że wartość mają tylko te sporządzone na piśmie i podpisane przez obie strony.